¿Qué pasa si una empresa no se adapta a Verifactu?

Con la cuenta atrás hacia la obligatoriedad de Verifactu, muchas empresas se preguntan qué ocurre si deciden no adaptarse o posponer los cambios. ¿Realmente puede Hacienda detectar que sigo con mi viejo sistema de facturación? ¿Hay multas específicas por no cumplir con Verifactu? En este artículo explicamos las consecuencias de no adoptar un sistema de facturación adaptado a la nueva normativa, desde el punto de vista legal y práctico.

La obligación de adaptarse: más que una recomendación

En primer lugar, es importante entender que la adaptación a Verifactu no es opcional, sino una obligación legal derivada de la Ley Antifraude 11/2021 y su desarrollo reglamentario. Esta ley modificó el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria para prohibir expresamente el uso de software de facturación que permita la manipulación de datos (lo que coloquialmente se llama software de doble uso que facilita la doble contabilidad). En consecuencia, todas las empresas y profesionales deben utilizar programas que garanticen la integridad de las facturas registradas. Verifactu viene a concretar esos requisitos técnicos.
Esto significa que si tu empresa actualmente factura con sistemas que permiten alterar o borrar facturas sin dejar rastro (por ejemplo, llevando facturas en una hoja de cálculo tipo Excel editable a voluntad), ya estás incumpliendo la normativa antifraude. Incluso antes de que Verifactu entre plenamente en vigor, esas prácticas se consideran infracción tributaria grave. La Agencia Tributaria no tiene que “adivinar” si usas un software inseguro: podría solicitarte un listado de tus registros de facturación en formato digital y, si no puedes proporcionarlo o se detecta que tu sistema permite omisiones o modificaciones indebidas, enfrentarías sanciones.

Multas por no cumplir con Verifactu (Ley Antifraude)

La ley contempla sanciones económicas muy importantes tanto para usuarios como para desarrolladores de software que no cumplan con los requisitos:

• Multa de hasta 50.000 € por año para la empresa o profesional que tenga y use programas no certificados (es decir, no adaptados a Verifactu) o que altere los sistemas certificados. Esta sanción se aplica por cada ejercicio fiscal en que se detecte el incumplimiento. En otras palabras, si pasaran varios años sin adaptarte, la multa podría imponerse por cada año en infracción.
• Multas de hasta 150.000 € por año para los fabricantes o comercializadores de software que vendan programas de facturación que no cumplan las especificaciones. Aquí el objetivo es disuadir a los proveedores de tecnología de ofrecer sistemas fuera de la ley. Además, si un desarrollador no certifica su programa conforme a los requisitos, enfrenta 1.000 € de multa por cada copia/licencia no certificada.

Estas cifras dejan claro que Hacienda se toma muy en serio la implementación de Verifactu. A modo comparativo, las sanciones por no usar factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) serán bastante menores (en el entorno de 10.000 € máximo en algunos casos), mientras que no tener un software antifraude puede costar decenas de miles de euros. Es fundamental entender que la sanción puede llegar, aunque no se haya cometido fraude fiscal alguno; es decir, el simple hecho de usar un programa no adaptado ya se sanciona por considerarse que brinda la oportunidad de fraude.

Riesgos adicionales de no adaptarse

Más allá de las multas, no adaptarse a Verifactu conlleva otros riesgos y perjuicios para la empresa:

• Riesgo de inspecciones y mayor escrutinio: Si Hacienda detecta que una empresa no ha migrado a sistemas seguros después de la entrada en vigor de la norma, es más probable que decida investigarla a fondo. Al fin y al cabo, la no adaptación sugiere potencial riesgo de irregularidades. Cumplir con Verifactu, en cambio, puede reducir la probabilidad de requerimientos al demostrar voluntad de transparencia.
• Quedarse fuera del mercado digital: Conforme pasen los meses, clientes y proveedores se acostumbrarán a las nuevas facturas con códigos QR verificables. Una empresa que no pueda emitir esas facturas puede dar imagen de rezagada o poco confiable. Por ejemplo, podría perder clientes que exigen facturas electrónicas integradas con sus sistemas, o tener problemas para vender a administraciones públicas y grandes corporaciones.
• Ineficiencias internas: Los sistemas antiguos no solo fallan en cumplir la ley, sino que suelen ser menos eficientes. Continuar con procesos manuales o programas obsoletos implica dedicar más tiempo a la facturación, cometer más errores y tener información menos accesible. Adaptarse a Verifactu normalmente significa adoptar software moderno, lo que trae mejoras en la gestión diaria (como emisión automática de libros registro, generación de informes, etc.). Quien retrasa la adaptación, prolonga innecesariamente esas ineficiencias.
• Falta de acceso a servicios fiscales telemáticos: Se espera que Hacienda ofrezca ciertos servicios ventajosos para quienes estén en Verifactu. Por ejemplo, podría simplificarse la elaboración de declaraciones de IVA si los registros de facturación ya están en formato estándar y disponibles en la sede electrónica. Una empresa no adaptada no podrá beneficiarse de estas facilidades.

Plazos y período de gracia

La buena noticia es que hay un período de adaptación establecido. Inicialmente, el reglamento Verifactu (RD 1007/2023) preveía el 1 de julio de 2025 como fecha límite para que las empresas actualizaran sus sistemas. Posteriormente, en 2025, el Gobierno anunció una prórroga: la entrada en vigor de la obligación para usuarios finales (empresas emisoras de facturas) se retrasa al 1 de enero de 2026 para personas jurídicas (sociedades) y al 1 de julio de 2026 para personas físicas (autónomos). Es decir, las PYMEs constituidas como S.L. o S.A. tendrán hasta finales de 2025 para adecuarse, y los autónomos un poco más. Los fabricantes de software, por su parte, mantienen el plazo de tener listas sus soluciones para el 29 de julio de 2025.
Ahora bien, esta prórroga no significa que se pueda bajar la guardia. La Ley Antifraude ya está en vigor desde 2021, por lo que las prohibiciones sobre software manipulable ya aplican, aunque el reglamento técnico se implemente en 2026. En otras palabras, Hacienda podría hoy mismo requerirle a una empresa sus registros y sancionar si descubre un sistema fraudulento. Además, esperar hasta el último momento para actualizar entraña riesgos prácticos: los proveedores de software podrían saturarse de demandas de última hora, o surgir contratiempos en la migración que, sin tiempo, afectarían la facturación diaria.

Conclusión: adaptarse es la única opción sensata

No adaptarse a Verifactu no es “ganarle tiempo al sistema”, sino jugar con fuego. Las sanciones de 50.000 € por ejercicio son un coste inasumible para la mayoría de PYMEs sobre todo considerando que adaptarse puede costar mucho menos (existen soluciones de facturación en la nube, actualizaciones de los ERPs existentes, e incluso la herramienta gratuita de la AEAT para microempresas). Además, cumplir con Verifactu no solo evita multas, sino que mejora la organización interna y prepara a la empresa para un futuro donde todas las transacciones serán electrónicas.
El mensaje es claro: conviene adelantarse y no esperar a una multa para modernizarse. Las empresas deben verificar con sus proveedores de software que sus programas estarán certificados o adaptados, o buscar alternativas a tiempo.