Caso de éxito: sistema de fichajes GICAP

En el siguiente artículo, vamos a hablar sobre la gestión integral de personal y nuestro sistema GICAP. Además de uno de nuestros casos de éxito de una empresa real donde lo implantamos.

GICAP es un sistema de gestión integral de personal que permite mantener los datos relativos a los puestos de trabajo definidos en la empresa  así como los datos del personal, llevar un control de presencia y gestión de vacaciones, control de EPIS y control de formación y cursos. Es un sistema que centraliza toda la información en una única plataforma además de llevar un control de fichajes que es obligatorio para todas las empresas.

En las fichas de puestos de trabajo, podemos encontrar información acerca de EPIS, documentos entregados y plan de formación.
Gracias a las fichas de personal, disponemos de datos personales, académicos, datos de contratación y puestos de trabajo en la empresa, información de datos médicos, plan de formación, EPIS entregados, calendario laboral y gestión documental.

El plan de formación permite definir cursos de formación por puesto de trabajo o por empleado y a posteriori tener información sobre el aprovechamiento del curso y los objetivos que se han alcanzado.

El gestor documental sirve para llevar un control de los documentos entregados a los trabajadores y poder detectar cuáles están pendientes de firmar, o si falta alguno por entregar, etc.

El control de los EPIS se puede definir por puesto de trabajo con el fin de establecer la frecuencia con la que deben entregarse los EPIS a cada empleado de dicho puesto. En las fichas de EPIS se puede registrar qué elementos se han entregado con acuse de recibo por parte del empleado y cuáles están pendientes de entregar.

Caso de éxito GICAP

Situación inicial

Para llevar a cabo el control de personal, la empresa utilizaba Excel, Word y documentos en papel. Por ejemplo, el control de fichajes lo hacían en papel, utilizaban Excel para los EPIS entregados y las fichas de personal, se hacían en Word.
De esta forma, disponían de datos dispersos y no relacionados entre sí, es decir, no disponían de una única plataforma en la que estuviera integrada toda la información de los trabajadores.

Un problema con el que se encontraron fue que sólo una persona, tenía conocimiento sobre el control de personal, dado la complicación que existía por tener toda la información dispersa entre diferentes programas.

El momento en el que la empresa decide optar por GICAP, es cuando debido a un virus, sufren la pérdida de gran cantidad de datos, de los que no tenían copia de seguridad. De aquí la importancia de realizar copias de seguridad (Backup) para evitar perder datos importantes de tu empresa.

Solución propuesta por Idea Consulting

Logramos solucionar los problemas de esta empresa con nuestro sistema GICAP. Gracias a él, pudieron disponer de información centralizada y agilizar gran cantidad de tareas tales como la gestión de EPIS, los planes de formación, fichajes, etc.

Experiencia usando GICAP

Para la empresa fue fácil empezar a usar GICAP, ya que es un sistema muy intuitivo que facilita mucho la gestión de personal.
Además, consiguieron que todos los responsables de la empresa supieran usar el sistema. Antes, debido a la complejidad del procedimiento que utilizaban, necesitaban a una persona encargada únicamente de eso. Con GICAP, encontraron a una forma mucho más ágil en la gestión.