Gestor documental: ahorro en tiempo y esfuerzo

¿Por qué necesitas un gestor documental en tu empresa? En este artículo vamos a contarte los motivos y funcionalidades por los que debes integrar este módulo en tu ERP. 

Inteligencia aplicada al almacenamiento y categorización en la gestión de documentos 

Evitar el caos en la empresa

El primer motivo, y quizás el más importante, es que las empresas generan y almacenan gran cantidad de documentación que llega incluso a producir el caos. Las organizaciones que llegan a este punto, se ven desbordadas por la cantidad de información que reciben y que no saben cómo gestionar de forma eficiente. Detectar el tipo de información que contienen el documento, analizar sus datos, clasificarlo correctamente y archivarlo, para quizás, tener que volver a recuperarlo en  un momento dado, se convierte en una tarea que requiere un tiempo y un esfuerzo exagerado. 

Lograr la inmediatez en la información

El segundo motivo por el que contar con un gestor documental es la inmediatez en la información.  Una vez toda la documentación esté gestionada por el sistema, la información llegará mucho más rápida a quien la necesita para poder trabajar con ella. 

Aumentar la eficacia y la productividad

El tercer motivo, aumento de la eficacia y de la productividad. La información clasificada que vaya entrando en el flujo de trabajo hará que cada una de las personas que necesite trabajar con ella pueda hacerlo de forma más eficaz y en consecuencia ser más productivos.

Ahorrar en costes y espacio

El cuarto motivo, es el ahorro tanto en costes como en espacio.  obviamente la digitalización del proceso evitará tener que archivar en armarios y cajones todos los documentos año tras año. En cuanto a los costes, integrar un gestor documental supone un ahorro del 50% en copiado. 

Reducir el tiempo de respuesta

Por último, el quinto motivo, el aumento de más del 40% en dar un servicio de respuesta más rápido gracias a la agilidad que permite en la identificación de la documentación archivada. 

¿Qué es Idea Gestor Documental?

Idea Gestor Documental es el módulo de gestión documental inteligente de RPS. Integrar este módulo aporta, además de la gestión tradicional de documentos electrónicos basada en el almacenamiento, seguridad y versionado de documentos; nuevas tecnologías como la integración con BPM empresarial, búsqueda semántica o el auto- Tagging. 

RPS permite categorizar e indexar documentos internos y externos a la aplicación, pero lo más importante es que permite una búsqueda semántica que proporciona resultados orientados a mostrar lo que realmente le interesa y basados en etiquetas establecidas automáticamente. 

Funcionalidades del gestor documental de RPS 

• Estructuración y categorización visual de carpetas y documentos. 
• Repositorio de grupo empresarial accesible desde las empresas pertenecientes al mismo. 
• seguridad ampliada: Roles, permisos, bloqueos. 
• Situación y versionado de documentos. 
• Integración con RPS BPM y con el resto de ERP. 
• Add.In para outlook. Almacenamiento e indexación de correo electrónico. 
• Búsqueda semántica y contextual de documentos y campos de ERP. 
• Auto-indexación de conceptos significativos. 
• Corrector ortográfico y sugerencias en búsquedas. 
• Gestor documental distribuido.