Microsoft Power Platform es un ecosistema de servicios en la nube e integrado con Office 365 que básicamente, y mediante entornos basados en el mínimo uso de código, permite a usuarios y organizaciones crear aplicaciones para dispositivos móviles de manera fácil y rápida con Power Apps, refinar y analizar datos mediante Power BI, así como automatizar diferentes procesos corporativos, para mejorar la productividad, gracias a Power Automate. También dispone de Power Virtual Agents para crear chatbots, basados en machine learning, que asistan tanto a clientes como empleados sin necesidad de escribir código.
No obstante, y dadas todas estas herramientas, a veces resulta complicado entender o abordar el licenciamiento de las mismas, tanto si hablamos del uso por desarrolladores como por parte del cliente final. A continuación intentaremos abordar desde una perspectiva práctica la forma óptima de contratar licencias en Power Platform [1]
LICENCIAS POWER APPS
Aunque existe un tercer tipo de licencia, pago por uso (la cual requiere una suscripción de Azure), las dos que se emplean más habitualmente para proyectos de envergadura pequeña o mediana son:
- Plan por usuario: es la licencia que necesitas para ti, de una manera personal como desarrollador. Sirve para construir tu aplicación haciendo uso de conexiones Premium. Las cuales incluyen una muy importante: la conexión a Dataverse, el repositorio común de datos en la nube de Microsoft que permite unificar miles de orígenes de datos distintos en un solo lugar de fácil acceso.
Consejo clave: antes de entregar un proyecto de Power Apps a los usuarios finales, solicita una cuenta de servicio y asigna esta licencia a esa cuenta. Realizar cualquier desarrollo con esta cuenta te ahorrará problemas de distribución en el futuro.
- Plan por aplicación: estas licencias son las necesarias para los usuarios finales de la aplicación. Usa estas licencias si el proyecto es para que estos usuarios accedan a tu app.
¿Cómo funciona? El administrador que puede asignar licencias desde el Admin Center las asigna a un entorno (por ejemplo, 50 licencias) y el creador de la app, en el menú de apps, activará la Asignación de pases. Esto hará que, cuando un usuario sin licencia abra la app, utilice una de ellas (quedan 49). En el momento en que el usuario cierra el navegador/app, la licencia vuelve a estar disponible (50 de nuevo).
LICENCIAS POWER AUTOMATE
En este caso nos centraremos únicamente en los flujos de nube y la siguiente licencia:
¿Cuál es la clave de esta licencia? Podríamos pensar que si esta licencia es necesaria para utilizar conectores premium (Dataverse, Http, etc.) y vamos a tener 50 usuarios utilizando el flujo, 50 * 12,60€ = 630€/mes, lo que equivale a 7.560€/año; el importe total va va a salir muy caro.
La buena noticia aquí es que, salvo requerimientos muy específicos, en la inmensa mayoría de casos con que la cuenta de servicio tenga esta licencia y los usuarios finales la de consumo por aplicación de Power Apps, no se necesita que cada uno de estos últimos tenga este tipo de licencias. (Aquí se aplica el consejo clave del anterior apartado)
Para entender esto de forma práctica pensemos en una Power App creada para la solicitud de vacaciones en su corporación. Cada solicitud debe crear un flujo de automatización en el que un responsable de departamento autorice o rechace, correo mediante, las vacaciones solicitadas desde la Power App. Realmente no es cada usuario quien crea el flujo, sino el hilo centralizado de la aplicación quien sí dispone de licencia para crear los flujos.
Es decir, la diferencia sería pasar de pagar 7.560€ a pagar 151,20€ al año
LICENCIAS POWER BI
Con esta herramienta es muy importante saber el uso que queremos darle a nuestros informes creados y la capacidad de distribución que deseamos de los mismos:
- Escenario 1: construyes un informe, lo quieres publicar, que se actualice periódicamente de manera automática y poder programar un envío de correo del mismo cada x días: licencia por usuario de Power BI Pro.
- Escenario 2: Quieres que otro usuario del dominio corporativo pueda ver tu informe una vez publicado en powerbi con los mismos o diferentes filtros de datos por defecto: otra licencia PowerBI Pro por usuario con acceso
- Escenario 3: Tú y otros 49 compañeros hacéis informes: 50 licencias de Power BI Pro.
- Escenario 4, opción a): Toda la empresa (1.000 personas) consultan vuestros informes: 1.000 licencia de Power BI Pro: 8.400€/mes.
- Escenario 4, opción b): Toda la empresa (1.000 personas) consultan vuestros informes: 1 licencia de Power BI Premium por capacidad: 4.212,30€.
Como se puede observar, jugar correctamente la baza de Power BI Premiun puede reducir el coste a la mitad en el escenario 4.
No obstante es importante destacar que el uso de licencias Premium no solo es recomendable tenerlo en cuenta debido a un número masivo de usuarios. Con Premium accedes a mayor disponibilidad de recursos como almacenamiento y capacidad de memoria.
Por ejemplo, las licencias Pro solo permiten la asignación de 1GB de memoria a las consultas que un objeto visual realiza, pudiéndose producir limitaciones de visualización en caso de cálculos complejos sobre una cantidad ingente de datos. Es cuestión del escenario específico decidir qué licencia deberíamos usar, siempre de la mano de un experto en caso de tener dudas.
LICENCIAS POWER VIRTUAL AGENTS
Con esta herramienta lo importante es entender qué significa una sesión según el concepto de facturación de Microsoft. Puesto que se trata de un concepto de cierta complejidad os remito a esta URL donde se explica con detalle cómo contabiliza Microsoft el uso de una sesión con los agentes virtuales que incrustamos en nuestras Webs.
Sirva como ejemplo o referencia que el característico saludo inicial de estos chatbots cuando un usuario accede a la web no cuenta como una sesión facturable o que una sesión en la que el usuario lleve más de 30’ sin interactúa con el agente virtual se cierra de manera automática y contará como una nueva sesión en caso de volver a interactuar con el agente.
Es posible extender la contratación de sesiones de 1.000 en 1.000 por 84,40€ adicionales al mes.
¿Hablamos?
* Para cumplir con la nueva Ley de Protección de Datos y que tus datos estén a salvo, debes leer y aceptar mi politica de privacidad.
Tus datos están a salvo con nosotros porque cumplimos con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y esta es la info que debes saber:
- Responsable: Idea Consulting (Idea Consultoría Informática S.L.)
- Finalidad: Gestionar el envio de información y prospección comercial
- Legitimación: Consentimiento interesado
- Destinatarios: No se cederán datos salvo disposición legal
- Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional
- Información adicional: Puede consultar información adicional sobre Protección de Datos en nuestra politica de privacidad
