Microsoft Business Central y Copilot: grandes oportunidades, pero solo si tus datos están listos
La inteligencia artificial ha dejado de ser una promesa futurista para convertirse en una realidad cotidiana en la gestión empresarial. Con la integración de Copilot en Microsoft Dynamics 365 Business Central, las organizaciones tienen en sus manos una herramienta poderosa para automatizar tareas, mejorar la eficiencia y obtener insights en tiempo real.
Pero como suele ocurrir con toda tecnología avanzada, el valor que aporta depende directamente de la calidad de los datos que utilice. Y ahí es donde muchas empresas se enfrentan a un riesgo silencioso, pero muy real: automatizar sobre una base de datos incompleta, inconsistente o mal estructurada puede generar el efecto contrario al deseado.
En este artículo exploramos cómo la calidad de los datos impacta directamente en el uso de Copilot en Microsoft Business Central, y qué puede hacer tu organización para evitar errores, retrabajos o frustraciones que comprometan el éxito de la inversión.
Copilot y Microsoft Business Central: ¿qué es lo que realmente hace?
Copilot no es simplemente un asistente conversacional. En el contexto de Microsoft Business Central, actúa como un copiloto digital capaz de:
- Generar análisis dinámicos desde vistas de datos o consultas en lenguaje natural.
- Automatizar procesos como la conciliación bancaria, la previsión de ventas o la creación de descripciones de productos.
- Interpretar correos electrónicos y convertirlos en pedidos de venta mediante el nuevo Agente de Pedido de Ventas.
- Asistir en predicciones de comportamiento, como estimar pagos tardíos o necesidades de reabastecimiento.
Pero nada de esto se genera de forma “mágica”. Copilot se apoya directamente en los datos maestros y transaccionales de tu ERP. Esto significa que su rendimiento depende de la precisión, completitud y coherencia de esos datos.
Seis riesgos reales de usar Copilot con datos de baja calidad
A continuación, presentamos seis áreas críticas donde la calidad de los datos impacta directamente en la eficacia de Copilot dentro de Microsoft Business Central. Estos no son casos teóricos, sino situaciones reales que muchas empresas están experimentando hoy.
1. Previsiones de ventas e inventario inexactas
El módulo de Sales and Inventory Forecast predice la demanda futura basándose en históricos. Si tu histórico de ventas es escaso, errático o con datos atípicos sin limpiar, Copilot no generará predicciones fiables (o directamente no podrá generarlas).
Consecuencia: se vuelve a planificar “a ojo”, se pierde confianza en el sistema y se produce sobrestock o rotura de inventario.
2. Conciliaciones bancarias con más trabajo del previsto
Copilot asiste en la conciliación bancaria, casando automáticamente movimientos contables con transacciones bancarias. Pero si las descripciones son ambiguas, los importes mal redondeados o las cuentas contables están mal clasificadas, el sistema no logrará cuadrar los movimientos.
Consecuencia: aumento del trabajo manual, errores contables y cierres mensuales más lentos.
3. Análisis y resúmenes que inducen a error
Con Analysis Assist, los usuarios pueden pedir resúmenes y análisis directamente en lenguaje natural. Pero si las dimensiones clave (como canal, familia o categoría de producto) están mal definidas o vacías, el resultado será confuso o directamente incorrecto.
Consecuencia: se toman decisiones basadas en análisis distorsionados y se vuelve a depender de hojas de cálculo externas.
4. Descripciones de producto incorrectas o poco útiles
Copilot puede generar textos de marketing para artículos, especialmente útil para catálogos online y e-commerce. Pero si faltan atributos clave en la ficha del producto (como color, material o medidas), los textos serán genéricos o erróneos.
Consecuencia: riesgo reputacional al publicar descripciones inexactas y retrasos en la comercialización.
5. Predicción de pagos inútil o desactivada
El modelo de Late Payment Prediction depende de un volumen mínimo y una calidad determinada de datos históricos para activarse. Si tu histórico de cobros está incompleto o mal vinculado a facturas, directamente no funcionará.
Consecuencia: los equipos de cobro pierden la oportunidad de priorizar de forma inteligente y se incrementan los días de cobro (DSO).
6. El nuevo agente de pedidos: automatiza, pero solo si puede confiar en los datos
El Sales Order Agent de Business Central convierte emails en pedidos, identificando automáticamente al cliente, los artículos solicitados y generando presupuestos con disponibilidad, precios e impuestos. Pero si hay emails duplicados, artículos mal clasificados o condiciones comerciales desactualizadas, el agente se bloquea o requiere múltiples aclaraciones.
Consecuencia: lejos de automatizar, el proceso se ralentiza y exige intervención humana constante.
Formación y gobernanza: dos pilares para sacar partido a Copilot
Más allá de la tecnología, dos factores marcarán la diferencia en el éxito de tu implantación de Copilot en Business Central:
1. Capacitación de usuarios
Los usuarios deben aprender a interactuar eficazmente con Copilot: cómo formular prompts claros, cómo interpretar los resultados y, sobre todo, cuándo confiar y cuándo validar manualmente. La IA no sustituye la supervisión humana: la complementa.
2. Gobernanza de datos
La calidad de los datos no es solo responsabilidad del departamento de IT. Cada área —ventas, finanzas, logística— debe tener roles claros para mantener sus datos maestros limpios, completos y actualizados. Solo así Copilot podrá funcionar con precisión.
¿Por dónde empezar?
No es necesario iniciar un proyecto complejo para prepararse. Recomendamos tres pasos prácticos y de alto impacto:
- Diagnóstico rápido de calidad de datos: auditar campos clave en clientes, productos, precios, impuestos y direcciones.
- Establecer responsables por dominio: identificar quién mantiene qué datos, y con qué frecuencia deben revisarse.
- Activar Copilot en áreas piloto: empezar por módulos donde los datos ya estén relativamente limpios, para medir impacto y ajustar antes de escalar.
Conclusión: Copilot sí, pero con datos listos
Microsoft Business Central y Copilot representan una gran oportunidad para las empresas que quieren modernizar su operativa, acelerar tareas y tomar decisiones mejor informadas. Pero esa promesa se cumple solo cuando el terreno está preparado.
Invertir en la calidad de los datos, capacitar a los usuarios y aplicar un enfoque progresivo son las claves para que Copilot no solo funcione, sino que multiplique el valor del ERP.
