¿Necesita tu empresa un gestor documental?

Cada vez son más las empresas que se benefician de la digitalización y de la organización de archivos físicos, también llamado gestor documental. La mayor ventaja que tiene este sistema es que los documentos que se encuentran en un archivo digital se gestionan de manera ordenada y segura.

Si tu empresa tiene montones y montones de papeles y ya ni siquiera sabes a qué es a lo que corresponden, entonces necesitas un gestor documental.

Un Gestor Documental es un conjunto integrado de herramientas y funcionalidades que ayudan a mejorar la gestión de documentos y contenidos, simplificando el archivado, organización y búsqueda de información y documentación empresarial.

Idea Gestor Documental

Nuestro sistema no sólo hace eso, sino que va mucho más allá. Permite enlazar documentos, imágenes y recursos externos con ERP. En especial con nuestro RPS se integra perfectamente. Permite automatizar las labores de captura de documentos, archivado e integración con los sistemas de gestión empresariales, optimizando los tiempos de búsqueda y gestión de la documentación.

Principales ventajas

• Mayor accesibilidad del archivo:  encontrará rápidamente el documento deseado. Es muy importante contar con un sistema que sea fácil de usar y de acceder por parte de todos el personal, sino no lo utilizarán.

• Garantía de seguridad de la información: Gracias al sistema de gestión documental los documentos digitales también se archivan de forma segura. Los archivos digitales son menos vulnerables que los documentos en papel porque éstos pueden volverse ilegibles o traspapelarse. Un sistema de gestión documental reduce estos riesgos ya que digitaliza y realiza copias de seguridad.

• Tramitación de grandes cantidades de documentos: En este sistema se almacenan grandes cantidades de archivos de forma rápida y estructurada., pudiendo consultarlos de manera eficiente. Así se consigue ahorrar espacio de almacenamiento físico. Además, con el sistema se puede reducir el número de empleados que trabajan con los archivos y garantiza que sean fácil de localizar.