¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica se ha convertido en una pieza clave de la transformación digital de los negocios. En términos simples, una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato digital, con la misma validez legal que una factura en papel. Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) en España, que tradicionalmente han llevado sus facturas en papel o en PDF, se enfrentan ahora a un cambio importante: la facturación electrónica pronto será obligatoria en la mayoría de transacciones, incluso entre empresas privadas.

¿Qué es una factura electrónica y en qué se diferencia?
Una factura electrónica no es más que la versión digital de la factura tradicional. Contiene los mismos datos (emisor, receptor, concepto, importe, impuestos, etc.), pero se elabora y almacena en formato electrónico. Esto puede ser un simple PDF enviado por correo electrónico, aunque lo ideal es usar formatos estructurados (como XML UBL, Facturae, etc.), que permiten el procesamiento automático. La diferencia principal respecto al papel es que la factura electrónica no necesita soporte físico: se emite y recibe mediante sistemas informáticos, lo que agiliza su gestión.
Para las PYMEs, que a veces carecen de personal dedicado a la administración, esta digitalización supone ahorro de tiempo y reducción de errores. Por ejemplo, una factura en papel puede extraviarse o contener errores al transcribirse; en cambio, una factura electrónica puede generarse automáticamente desde un programa de facturación, garantizando exactitud y facilitando su conservación. Además, muchas administraciones públicas y grandes empresas ya exigen facturas electrónicas a sus proveedores, por lo que adaptarse ofrece acceso a más oportunidades de negocio.

Marco legal: de la Administración Pública a todas las empresas
En España, la factura electrónica es obligatoria desde 2015 en las relaciones con la Administración Pública (formato Facturae a través de la plataforma FACe). La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece las bases para que todas las empresas y autónomos emitan facturas electrónicas en sus operaciones comerciales. Esta ley tiene como objetivo impulsar la digitalización y combatir la morosidad comercial, asegurando que las operaciones entre empresas queden registradas electrónicamente.
Los plazos de implementación de esta obligación dependen del tamaño de la empresa. Tras la aprobación del desarrollo reglamentario, se prevé un período de adaptación: las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros dispondrán de un año para pasarse a la e-factura, mientras que las empresas de menor tamaño tendrán dos años. En la práctica, hacia 2025-2026 todas las PYMEs deberían estar usando factura electrónica en sus relaciones B2B, según el calendario estimado por la ley. Esto significa que incluso las empresas más pequeñas deben prepararse para dejar atrás el papel más pronto que tarde. Sin embargo, la Ley Crea y Crece todavía no ha sido aprobada y no hay fecha de implantación.

Paralelamente, otra normativa complementaria, la Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal (conocida como Ley Antifraude), introdujo la obligación de usar sistemas de facturación que garanticen la integridad de los registros. Esta ley ya ha sido aprobada y su fecha de implantación es el 01/01/2026 para las empresas que no se quieran acoger al SII. De esta ley surge el proyecto VERI*FACTU, que básicamente exige que el software de facturación cumpla ciertos requisitos técnicos para evitar la manipulación de las facturas. En el caso de que las empresas se quieran acoger al SII (porque hasta ahora no ha sido obligatorio para ellas), deberán avisar a las entidades públicas durante el mes de noviembre de 2025.

En resumen, el entorno normativo español está empujando a las empresas hacia una facturación 100% digital, segura y trazable tanto por motivos de eficiencia (Ley Crea y Crece) como de control fiscal (Ley Antifraude).

¿Por qué la factura electrónica es importante para las PYMEs?

1. Ahorro de costes y eficiencia: La factura electrónica elimina gastos de papel, impresión y envío postal. Además, al poder integrarse con programas de contabilidad, reduce el tiempo dedicado a gestión administrativa. Las PYMEs, con recursos limitados, pueden beneficiarse enormemente de estos ahorros de tiempo y dinero.
2. Menos errores y mayor control: Al automatizar la emisión de facturas, se minimizan los errores humanos de cálculo o transcripción. Todo queda registrado en el sistema, lo que facilita llevar un control contable riguroso. También es más fácil buscar y recuperar una factura electrónica que rebuscar entre archivadores físicos.
3. Cobros más rápidos: La facturación electrónica suele ir ligada a procesos de cobro más ágiles. Al enviar la factura de inmediato y por medios digitales, el cliente la recibe antes (no hay esperas postales) y se puede hacer seguimiento electrónico. Incluso existen plataformas donde el receptor puede dar acuse de recibo y conformidad de la factura, acelerando así el proceso de pago.
4. Acceso a clientes que exigen e-factura: Muchas grandes empresas y administraciones solo tramitan facturas electrónicas. Si una PYME no está adaptada, podría perder oportunidades de negocio por no poder cumplir con ese requisito. Adaptarse amplía el mercado objetivo al que la empresa puede vender.
5. Transparencia y profesionalidad: Emitir facturas electrónicas con todos los elementos formales (incluyendo posiblemente un código QR verificable en el futuro, como exige Verifactu) transmite una imagen de modernidad y transparencia. Los clientes y socios comerciales valoran que una empresa pequeña use herramientas modernas, ya que inspira confianza y profesionalismo.

Desafíos y el papel de Verifactu
Por supuesto, no todo son ventajas sin esfuerzo. Muchas PYMEs temen la complejidad técnica de implantar la facturación electrónica: aprender a usar un software nuevo, garantizar la seguridad de los datos, etc. Aquí es donde iniciativas como Verifactu entran en juego. Verifactu no es un software específico, sino un conjunto de requisitos y estándares que los programas de facturación deben cumplir para asegurar que las facturas emitidas sean íntegras, inalterables y verificables por la Agencia Tributaria. Entre otras cosas, Verifactu obligará a que todas las facturas lleven un código QR y un sello o leyenda de “Factura Verificable” para que cualquiera (por ejemplo, un cliente) pueda escanear ese código y comprobar la validez fiscal de la factura.

La entrada en vigor de Verifactu está prevista para 2025-2026, y afectará principalmente a aquellas empresas que no están ya usando el SII (Suministro Inmediato de Información) del IVA. En otras palabras, muchas PYMEs que hasta ahora llevaban su facturación de forma tradicional tendrán que asegurarse de utilizar un software de facturación “certificado” o adaptado a Verifactu para esa fecha.

En conclusión, la factura electrónica ya no es opcional ni solo “cosa de grandes empresas”. Las PYMEs deben verla como una oportunidad para modernizarse y ganar eficiencia, más que como una carga. La normativa está dando un mensaje claro: quien no se digitalice en la facturación, se quedará atrás e incluso podría enfrentarse a sanciones.