Automatización OCR con RPS Next: una nueva era en la gestión documental industrial
La digitalización ha dejado de ser una opción para convertirse en un pilar estratégico en el sector industrial. En un entorno donde los departamentos de compras, logística, contabilidad y producción manejan cientos —o miles— de documentos cada mes, la eficiencia depende en gran medida de la capacidad para procesarlos de forma rápida, precisa y estandarizada.
En este contexto, la automatización OCR con RPS Next se posiciona como una de las soluciones más potentes para transformar la forma en que las empresas gestionan su documentación operativa. Gracias a la inteligencia artificial, esta tecnología permite leer, extraer, validar y generar registros dentro del ERP sin intervención manual, eliminando errores y reduciendo drásticamente la carga administrativa.
En este artículo analizamos cómo funciona esta solución, qué problemas resuelve y qué beneficios aporta a cualquier compañía que trabaje con documentación de proveedores, logística o fabricación.
La problemática actual: documentación dispersa, procesos manuales y riesgo de errores
En la mayoría de empresas industriales, los documentos clave llegan en múltiples formatos:
- PDFs enviados por proveedores
- Imágenes capturadas desde dispositivos móviles
- Escaneos de albaranes impresos
- Partes de fabricación en papel
- Documentación logística de transportistas
Cada uno de estos documentos contiene información crítica para la operativa diaria. Sin embargo, el proceso habitual todavía depende de tareas manuales: revisar campos uno a uno, introducir datos en el ERP, validar cantidades, cotejar precios, comprobar pedidos abiertos, etc.
Este procedimiento genera cuatro grandes dificultades:
La solución pasa por eliminar la intervención manual y adoptar un sistema capaz de gestionar todo este flujo de manera automática.
La automatización OCR con RPS Next: un proceso inteligente de extremo a extremo
La integración de tecnologías OCR avanzadas con RPS Next permite automatizar por completo el ciclo de tratamiento documental. Este proceso se articula en cuatro fases clave:
- Leer: recepción y comprensión del documento
El sistema es capaz de leer documentos PDF, imágenes o fotos tomadas con el móvil, independientemente del proveedor o del formato a diferencia de los OCR tradicionales basados en plantillas, la tecnología moderna utiliza IA para identificar los elementos clave del documento sin necesidad de configuraciones rígidas.
Detecta automáticamente:
Esto convierte cualquier documento en una fuente estructurada de datos lista para procesar.
- Extraer: identificación precisa de la información clave
Una vez leído el documento, el sistema interpreta su contenido y extrae los datos relevantes. No se limita a captar texto, sino que comprende el significado de cada campo. Ejemplos de extracciones avanzadas:
La IA garantiza que los datos llegan al ERP limpios, estructurados y contextualizados.
- Validar: conexión directa con RPS Next
La validación automática es uno de los puntos más potentes de la solución. La herramienta contrasta cada dato extraído con la información existente en RPS Next:
Si la información coincide, la validación es inmediata. Si detecta desviaciones —como diferencias en cantidad o en precio—, el sistema lo marca para revisión por parte del equipo responsable. Esto evita incidencias como:
- Generar: creación automática del documento en el ERP
Una vez validada la información, el sistema genera automáticamente el registro correspondiente en RPS Next:
El usuario solo interviene si hay una incidencia real. Todo lo demás se genera solo. Este proceso convierte el ERP en un sistema mucho más rápido, limpio y eficiente.
Beneficios estratégicos de implantar automatización OCR con RPS Next
Implementar esta solución aporta mejoras en múltiples ámbitos de la empresa:
Casos de uso para empresas industriales
La solución es especialmente eficaz en empresas que gestionan documentación operativa diaria. Algunos casos frecuentes:
