Un software de gestión de archivos es un software que se caracteriza porque almacena, administra, ordena y controla todos los documentos internos de una empresa. Es una forma de organizar todos los documentos e imágenes que tiene una empresa, para que esta información sea accesible para los empleados desde cualquier punto, a cualquier hora y de forma sencilla.
Objetivos principales de la gestión de documentos
Los objetivos principales del software de gestión de archivo son los siguientes:
- Almacena y recupera la información de manera eficaz.
- Minimiza la posibilidad de pérdida de datos.
- Garantiza que la información almacenada es válida.
- Garantiza el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de las normas.
- Controla todas las actividades relacionadas con la creación, el acceso y el almacenaje de los documentos.
Ventajas de usar un Software de Gestión de Archivos
- Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de documentos.
- Permite controlar el acceso a los documentos, e impide que terceras personas accedan a ellos.
- Permite la destrucción de información de manera segura y certificada.
- Los usuarios pueden ordenar sus archivos de acuerdo a su criterio.
Mejorar el flujo de trabajo, porque, al digitalizar todo los documentos y procesos, permite el análisis de tareas incompletas o ya finalizadas.
- Facilita compartir documentos a través de la creación de grupos o el envío a personas con acceso a la información.
- Permite el trabajo de dos o más empleados en el mismo documento.
- Los usuarios realizar una copia de seguridad y restaurarla en caso de un emergencia.
- El software de gestión de archivos ofrece la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminar o añadir.
Gestor documental RPS
El módulo de gestión documental RPS aporta, además de la gestión tradicional de documentos como el almacenamiento, seguridad y versionado de documentos; nuevas tecnologías como la integración con BPM empresarial, búsqueda semántica o el AutoTagging, innovadoras herramientas diseñadas para cubrir las necesidades de gestión del conocimiento basado en documentos e información no estructurada en entornos empresariales.
También podrá gestionar la documentación técnica aplicando la funcionalidad típica del PDM: gestión de conjuntos o piezas, control de versiones e historial, procesos de bloqueo para edición, definición de flujos de aprobación; generación automática de ficheros neutros (pdf, step, dwg, etc.)
El gestor documental de RPS ofrece la posibilidad de trabajar en entornos deslocalizados, en cloud, descargar documentación y actualizarlo de manera óptima, aplicando las últimas tecnologías.
Beneficios del gestor documental RPS
• Almacenamiento de cualquier tipo de fichero, técnicos y no técnicos. Clasificación automática de documentos.
• PDM para oficina técnica: Gestión de versiones, historiales, bloqueos para edición de partes o conjuntos, definición de flujos de aprobación.
• Notificación automática a usuarios.
• Rapidez en la búsqueda: Búsqueda semántica, auto-tag.
• Gestor documental híbrido, con el que tener la documentación en un servidor en cloud pero replicándose localmente, optimizando las descargas y subidas de ficheros pesados.
Si deseas obtener más información sobre el Gestor Documental RPS escríbenos a través del formulario.
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